Elsősorban azonosítani kell az egyedi igényeinket, mivel így lehet kiválasztani a megfelelő modellt. A vonalkód nyomtató ugyanis többféle lehet, a teljesítményétől és a technológiájától függően.
Nem szabad összekevernünk ezeket a lézeres és a tintasugaras irodai nyomtatókkal, mert ezek más módszert használnak a nyomatok elkészítéséhez. Fontos meghatározni, hogy pontosan mit szeretnénk a vonalkód nyomtatókkal készíteni. Mert bizonyos modellek alkalmasak jegyek, bizonylatok, illetve beléptető karszalagok készítésére is.
Meglehet, hogy fix megoldás helyett, célszerűbb lennek a mobil vonalkód nyomtató alkalmazása. Ez pedig attól függ, hogy hol fogjuk használni az eszközt, mert nem biztos, hogy minden esetben irodai környezetről van szó, mivel ezekre szükség lehet az autóban vagy például eladási pontokon is.
Egy átlagos asztali vonalkód nyomtató nagyjából heti 3000 címkét készít el. Hogyha ez a szám nem lenne elég, akkor egy ipari változatot kell beszereznünk, ugyanis ezek megállás nélkül képesek ontani magukból a címkéket.